Une des premières missions de l’équipe documentaire est de cataloguer et d’indexer les documents (films, photographies, affiches, etc.) constituant les collections de l’Institut. Il s’agit de les décrire, de manière structurée, en classant les informations importantes (titre, auteur, date, lieu, etc.). Plus les documents sont anciens, plus il est difficile de les décrire, l’information étant rare, voire inexistante. Tenaces et curieux, les documentalistes de l’Institut se transforment alors en Sherlock Holmes, scrutant à la loupe, numérique, le moindre détail qui permettra de dater ou de localiser les documents. Ils sollicitent parfois d’autres institutions ou services, les Archives du palais, le Fonds régional ou la Mission de préfiguration des archives nationales, pour croiser les sources. Quand il s’agit de documents amateurs, les documentalistes associent à leur travail, quand cela est possible, les déposants ou leurs familles, afin de glaner des informations qui les aideront à compléter les descriptions.
Méthode, précision mais aussi rigueur et maîtrise de la langue sont donc les maîtres-mots de ce métier. Dire que le monde de la documentation est peuplé de psychorigides de l’orthographe et de la grammaire serait un peu excessif ! Les mots-clés, les noms, les lieux mal orthographiés ne pardonnent pas, le moteur de recherche renvoyant imperturbablement un « 0 résultat » alors que les documents sur le thème recherché existent. Dans ce métier, il est primordial de pouvoir trouver et communiquer des documents recherchés, en temps et en heure. Les documentalistes de l’Institut doivent répondre aux demandes sans cesse croissantes des utilisateurs, qu’ils soient producteurs, réalisateurs, recherchistes, historiens, institutionnels ou simples particuliers. Ces demandes, aux sujets très variés, sont des moments privilégiés d’échanges.
À ces tâches principales, s’ajoutent celles, pour l’iconothèque, du conditionnement et du classement des supports d’origine, de leur numérisation, de la vérification et de l’alignement des données. Évoluant dans un milieu en mutation permanente, les documentalistes doivent en effet s’adapter et se tenir au fait des nouvelles tendances et des outils innovants.
À l’Institut, documenter c’est exercer une profession au carrefour du patrimoine, de la recherche et de la création audiovisuelle.
