Ces demandes sont gérées par le service documentaire qui va effectuer des recherches, par dates, mots-clés, personnalités, sujets, en s’appuyant sur ses connaissances et sur les instruments de recherche de l’Institut. Les recherches sont souvent transversales, c’est-à-dire que tous les types de documents sont concernés : images animées, images fixes, archives sonores.
Une fois la recherche achevée, les éléments peuvent être visionnés sur place à l’Institut avec l’équipe documentaire ou bien transmis par lien de téléchargement. À ce stade, il s’agit de copies de travail, qui restent protégées par time-code, bruit blanc ou filigrane. La sélection finale effectuée, les documents retenus sont envoyés à la production en version HD de manière électronique, après signature d’un contrat de cession de droits, définissant les modalités de leur utilisation.
L’accès aux collections de l’Institut répond à des conditions générales qui doivent être validées par l’entité « productrice » pour engager les travaux de recherche et de sélection. Définis par une grille tarifaire, les droits de cession sont fonction des modalités d’exploitation souhaitées.
