Par la simplicité de sa procédure, le don manuel est la modalité d’acquisition la plus simple et la plus rapide. Il se traduit par la remise, de la main à la main, des documents confiés par le donateur au donataire. Le don n’est valable qu’à la double condition que les biens puissent être remis matériellement, et que le bénéficiaire l’accepte. Une reconnaissance de don est établie après inventaire et transmise au donateur.
Le dépôt constitue la modalité d’enrichissement des collections la plus fréquente. Les documents déposés à l’Institut en vue de leur conservation, qu’ils soient produits de manière professionnelle ou amateur, sont régis par des conventions de dépôt avec leur propriétaire. Le dépositaire s’engage à sauvegarder et à conserver les documents déposés avec le même égard que pour les biens dont il a la propriété.
À l’issue du travail de sauvegarde, un contrat de dépôt est établi avec le déposant, qui bénéficie d’une copie de courtoisie de ses documents, dans le cas d’une production exclusivement amateur.
Une convention de gestion est également prévue de manière à permettre à l’Institut audiovisuel de Monaco de valoriser tout ou partie du fonds déposé.
